國家發展委員會檔案管理局 — 推動開源專案 確保國家檔案長期可用性
Last updated
Last updated
國家發展委員會檔案管理局文書檔案資訊組組長 邱菊梅
電子公文交換系統是台灣公務機關最重要的資訊系統之一，係以多套開源軟體打造更穩定及更易使用的第三代平台，並降低眾多使用者的維護人力及設備成本，目前系統已完成開發階段，部分公部門正在進行試辦作業，預定2 0 1 9 年全面上線啟用，屆時台灣公部門可再加值使用系統功能，提升工作效率。
為朝電子化政府方向發展，台灣政府致力引進各種創新科技，讓過去仰賴人工處理的繁瑣作業，能以自動化、精準的迅速完成，免去民眾等待之苦，藉此提升國家競爭力。以國家發展委員會檔案管理局負責的公文電子交換系統為例，即是運用多套開源軟體打造而成，每年節省用紙、郵資逾 13 億元，也讓跨部門專案合作更為順暢，堪稱是台灣政府單位最重要資訊傳遞網路之一。
國家發展委員會檔案管理局（以下簡稱檔案局）文書檔案資訊組組長邱菊梅說，在年度預算有限的狀況下，檔案局在推動各類專案時，儘量以開源軟體為主，除了有效降低採購成本之外，在考量檔案長期保存所需，檔案局持續推動以開源軟體為主的專案，讓中央部會、地方政府能夠在無後顧之憂的狀況下，為民眾創造更多有感服務。
負責檔案政策、法規與管理制度之研議及擬訂等工作的檔案局，是負責各機關檔案管理、應用之指導、評鑑及目彙整公布的重要單位。隨著公務機關的檔案數量日增，為讓重要資料獲得妥善保存，以便日後重新獲得利用與運用，該單位亦負責審定各機關檔案保存年限規範、檔案銷毀審核等，以及提供各種技術支援服務，確保寶貴文件能夠獲得完善保護與收藏。
在各種創新科技快速發展下，市面上商用軟體的種類愈來愈多，儘管有利公部門推動資訊化，但長期下來卻不利於數位檔案的保存與再利用。因此，世界各國已逐漸推動開放性文件格式的發展與應用，如英國政府即於 2014 年 7 月公告採用 ODF 官方文件標準，將官方文件檔案從特定文書軟體轉向開源軟體。而國發會亦在 2015 年推動 ODFCNS15251為政府文件標準格式，除藉此降低對商用軟體依賴、擴大開源軟體的使用之外，也有利重要文件的保存與再利用。
「試想一下，當廠商宣布不再對商用軟體提供技術支援，導致該軟體消失在市場上之後，以該格式儲存的檔案，恐怕將面臨無法使用的命運。」邱菊梅指出：「為此，檔案局在推動電子公文節能減紙之際，在文檔規範也明定各種適合長期保存的電子檔案格式，公開規格的格式才是規範的首選，規格公開就不怕被特定軟體綁住，可以透過轉置的方式，讓檔案內容保存下來，才能確保政府施政記憶不會因為電子化而散佚。」
在台灣邁向電子化政府的過程中，公文電子交換系統扮演非常重要的關鍵角色，在加速中央部會、地方政府的公文交換速度之餘，也有助於讓各部門之間的合作更為緊密，亦可免去昂貴的郵寄費用支出。回顧第一代公文電子交換系統開發歷程，即是架構在 Linux 作業系統上，開發語言則為 Java 語言，且數量高達 7000 多台主機以上，光是軟體授權費的建置成本就省下上億元，對於機關整體預算支出有很大的效益。
至於現行的第二代公文電子交換系統，則延續使用 Linux 開源作業系統的特性，並以中央部會及縣市政府為交換中心，以縣市政府為例，就是整併其所屬的機關學校及鄉鎮公所，目前交換系統所使用的主機數量已縮減到 161 台，隨時都可依文量增加而增加主機數, 但不必增加額外的軟體授權費用，大幅降低設備維護的成本及版權費用支出。根據檔案局統計資料顯示，目前使用之機關（單位）、學校及民間工商團體總數逾2.8萬，每日交換文量平均達 25 萬件公文，每年至少省下 13 億元的郵寄成本。在降低費用支出外，即便位於離島的澎湖、金門、馬祖等地方政府，亦能在數小時內，甚至數分鐘內就可以收到公文，確實感受到無遠弗屆的便利性，並有助於政策推動的一致性。
邱菊梅認為，開源軟體不僅具備採購成本低的優勢，亦無須擔心發生技術被綁架的問題，如先前因大量寄發欠費（如停車費）催繳通知公文，造成公文接收塞車情形，在提供相關技術支援下，前述問題也很快地獲得解決。根據檔案局內部統計資料顯示，目前24 小時公文確認率達到94.97%，公文電子交換系統確實是提高跨部門溝通效率的重要系統。
在檔案局規劃中，預定將在 2018 年陸續分批移轉使用第三代公文電子交換系統，2019 年全面正式啟用，目前正在部分公部門進行試辦作業，受惠用戶端電腦無須安裝軟體下，系統維護將更為便利，加上改由 API與文書編輯軟體整合，整體穩定性、操作介面均有長足進步，可以再度提升電子化政府的效率。
在前述公文電子交換系統外， 檔案局亦建置機關檔案目錄查詢網（Navigating Electronic Agencies´Records， 簡稱NEAR），提供各界查詢全國中央及地方各政府機關，以及受政府機關委託行使公權力之個人或團體所管裡的檔案目錄資訊。NEAR 平台設立以來備受好評，可惜原本使用的商用搜尋引擎，軟體公司已不再提供技術支援，也讓檔案局考慮以開源搜尋引擎-Elasticsearch 取代，維持 NEAR 平台的穩定性與效能。
邱菊梅說， NEAR 平台穩定性相當好、資料搜尋速度也很快，但缺乏後續的技術支援，擔心日後系統功能及效能難以提升，也怕衍生資安疑慮。因此，考慮以成熟的開源軟體取代，目前評估使用 Elasticsearch 開源搜尋引 擎的可行性，待後續整體規劃完成之後，即會在適當時間啟動該軟體專案。
